De rol van het ERP-systeem is de laatste jaren aan het veranderen. Waar zo’n systeem jaren geleden zoveel mogelijk processen en processtappen huisvestte, kiezen corporaties in hun ICT-landschap steeds vader voor gekoppelde expertsystemen die gespecialiseerd zijn in één proces. Directeur Annemarie Thomasse en R&D Manager Pepijn Lamens van Hercules vertellen in gesprek met CorporatieGids.nl over die verandering en wat dat betekent voor het ICT-landschap van de toekomst.

Woningcorporaties staan voor een breed scala aan uitdagingen, begint Annemarie het gesprek: “Denk aan het verduurzamen van het bezit, voldoen aan de eisen en wensen van de huurders, inspelen op een continu veranderende doelgroep, nieuwe regels vanuit de overheid en het bouwen van duizenden nieuwe woningen. Tegelijkertijd zijn de interne uitdagingen ook aanwezig, zoals een krappe arbeidsmarkt en vergrijzing binnen de organisatie. Door al deze ontwikkelingen worden organisaties gedwongen na te denken over hoe ze meer werk kunnen verzetten met vaak minder mensen. Automatisering is daarop een belangrijk antwoord.”

Knellend ERP-jasje
De dagen van het traditionele ERP-systeem zijn daarbij echter geteld, zegt Pepijn: “Een klassiek ERP-systeem kan veel maar blinkt nergens in uit. Omdat de uitdagingen steeds complexer worden, is het ERP-jasje de laatste jaren gaan knellen en kiezen corporaties steeds vaker voor een ICT-landschap waarin verschillende satellietsystemen alle processen te ondersteunen. In mijn ogen is dat ook dé manier om vandaag de dag efficiënt zo’n landschap in te richten. Centraal staan een gespecialiseerd vastgoedverhuursysteem, zoals onze applicatie Wocas, een financieel systeem en een onderhoudssysteem. Met die kern heb je de basis om je te ontzorgen om meer met minder te kunnen doen.”

Naadloos aansluiten
Een vastgoedverhuursysteem moet volgens het duo open zijn en gebruikmaken van data driven intelligence. Annemarie: “Een open systeem is belangrijk wanneer je werkt met veel expertsystemen om ze naadloos op elkaar te laten aansluiten. Een voorbeeld hiervan is een studentenhuisvester waarmee we samenwerken die 85 procent van al haar werkzaamheden afvangt in een huurderportaal, van het huren tot het opzeggen van een kamer. Dit kan alles via het portaal maar wordt op de achtergrond door Wocas uitgevoerd. Daarvoor moeten de systemen goed en open met elkaar kunnen communiceren. Die automatisering levert enorm veel tijdwinst op voor medewerkers en stelt hen in staat meer tijd en kwaliteit toe te voegen aan het overgebleven werkzaamheden.”

Slimme automatisering
“Data driven intelligence is de term om meer inzicht te creëren, betere beslissingen te nemen of huurders beter te helpen door gebruik te maken van data,” gaat Pepijn verder. “Als je meer met minder wilt bereiken, moet je werkzaamheden op een slimme manier automatiseren. Een voorbeeld hiervan is het proces rond huurverhogingen. Corporaties gebruiken hiervoor doelgroepen en stellen op basis daarvan de verhoging af. Maar met soms meer dan veertig doelgroepen, kost dat enorm veel werk en neemt het risico op fouten toe. Door de data uit Wocas voor je te laten werken , kun je dat proces nagenoeg volledig automatiseren waardoor veel meer tijd overblijft voor je huurder of invulling van andere kwalitatieve organisatiedoelstellingen.”

Geüpdatet beeld
Het beeld over Hercules wat in de markt heerst klopt volgens Annemarie niet helemaal: “We worden gezien als ERP-leverancier maar zelf zien we ons meer als leverancier van een expertsysteem wat zich richt op vastgoedverhuur. En omdat het beeld van ERP-leverancier aan ons hangt, is de perceptie dat Wocas duur en complex zou zijn. Dat is niet zo. De laatste jaren hebben wij op het gebied van gebruiksvriendelijkheid enorme stappen gezet. Bijvoorbeeld door alleen de data die de corporatiemedewerker nodig heeft voor een proces te presenteren wat het systeem overzichtelijker maakt tot het gebruik van wizards waardoor je door processen heen wordt geleid.”

Kennispartner
Hercules omschrijft zichzelf als innovatieve kennispartner voor corporaties. Op de vraag hoe dat zich uit, zegt Pepijn: “Dat zit hem bijvoorbeeld in de manier waarop wij met klanten omgaan. We leggen geen innovaties aan hen op maar presenteren mogelijkheden en gaan dan in gesprek over wat de wensen zijn en waarom. De opmerking ‘wij willen hier een knopje’ is niet goed genoeg. Waarom zou zo’n knopje daar moeten komen en met welk doel? Door kritische vragen te stellen en een diepe samenwerking aan te gaan, kom je samen tot innovatie wat corporaties écht verder brengt.”

Innovatie en modernisatie
“We zijn bezig met innovatie én modernisatie,” legt Pepijn uit. “Modernisatie zit hem bijvoorbeeld in het automatiseren van handmatige processtappen. Innovatie zit hem in het leveren van nieuwe functies. Zo zie je bijvoorbeeld dat corporaties vaak ‘in blokken’ bezit van elkaar overnemen. Dat betekent een influx van tientallen – en soms zelfs honderden – nieuwe woningen. Daar spelen we op in met een nieuwe module waarmee de data van nieuwe woningen gemakkelijk geïmporteerd kan worden. De kracht en innovatie zit in het feit dat deze module op een snelle en eenvoudige manier meerdere soorten objecten kan importeren zoals eenheden, subjecten, contracten en nog veel meer. Een ander innovatievoorbeeld is het opzoeken van IT-partners zoals Ista, met wie wij in gesprek zijn om te kijken hoe we een slimme koppeling kunnen realiseren rondom de afrekening servicekosten waarbij we warmtemeterbestanden geautomatiseerd ophalen en verwerken waardoor het exporteren en inlezen van bestanden niet meer nodig is.”

Goede match
“Er zijn veel corporaties die momenteel kritisch naar hun ERP-systeem kijken,” sluit Annemarie af. “Zij hebben jaren geleden gekozen voor een one-stop-shopping ERP-systeem en twijfelen of dat voldoende is om hun doelstellingen te bereiken. Vanuit Hercules zullen wij de komende jaren blijven innoveren en moderniseren om een goede match te zijn voor organisaties die de stap maken naar een best-of-breed-landschap.”

Bron: CorporatieMedia, Foto: Hercules